Inwestycja w oprogramowanie zwraca się najszybciej

Inwestycja w oprogramowanie zwraca się najszybciej

Image

Oprogramowanie to dziś kluczowe narzędzie służące do efektywnego funkcjonowania każdej blacharni-lakierni. O tym, w jaki sposób wybrać najlepszy system do zarządzania oraz co można dzięki niemu uzyskać, rozmawiamy z inżynierem Pawłem Boguszewskim, specjalistą ds. doradztwa technicznego w Grupie CSV.

Program Partner to nowa inicjatywa Grupy CSV, która koncentruje się na opracowaniu specjalistycznego programu do poprawy efektywności funkcjonowania warsztatów blacharsko-lakierniczych. Jednym z kluczowych elementów tego programu jest oprogramowanie, które jest indywidulanie dostosowywane do potrzeb konkretnej blacharni-lakierni.

Zgadza się. Wiele lat pracowaliśmy nad optymalizacją działania blacharni-lakierni w całej Polsce, wykonywaliśmy audyty i wdrażaliśmy systemy informatyczne. To wszystko sprawiło, że postanowiliśmy stworzyć Program Partner, który jest komponentem zintegrowanej oferty handlowej umożliwiającej dealerom zaopatrywanie się w systemy i materiały lakiernicze oferowane przez naszą firmę. 

Wszystkie działania, które oferuje Grupa CSV, to elementy połączone w jedną całość. Oprócz dostarczania wysokiej jakości produktów lakierniczych w naszej ofercie znajduje się także wsparcie dla klientów: od projektowania, poprzez wyposażenia, dostosowania technologii, produkty IT, szkolenia specjalistyczne, a na organizacji pracy warsztatu skończywszy. W fazie, kiedy powstaje nowy serwis, jesteśmy w stanie przygotować wizualizację 3D pod kątem funkcjonalnego zagospodarowania powierzchni. Natomiast w już istniejących lakierniach wspieramy proces reorganizacji pracy tak, aby dany zakład mógł osiągać lepsze wyniki przerobowe jak i finansowe. Wykonujemy także audyty. Dodatkowo oferujemy szkolenia dla kadry zarządzającej, pracowników Biura Obsługi Klienta jak i pracowników produkcyjnych, które odbywają się w nowoczesnym centrum szkoleniowym ICRC w Szczecinie lub – jeśli takie jest życzenie klienta – w jego ASO. Zajmujemy się również kosztorysowaniem oraz wdrożeniami wspomnianych systemów informatycznych, bez których obecnie nie da się prowadzić dobrze prosperującego serwisu blacharsko-lakierniczego. Należy jednak pamiętać, że klienci nie są zobligowani do korzystania ze wszystkich usług dostępnych w Programie Partner. Mogą korzystać tylko z wybranych narzędzi i modułów, które są im potrzebne w konkretnej chwili.

 

Takie podejście sprawia, że blacharnie-lakiernie waszych klientów prosperują coraz lepiej, a Grupa CSV rozwija się razem ze swoimi partnerami biznesowymi? 

Oczywiście. Takie podejście wyróżnia nas na tle konkurencji. Traktujemy naszych klientów w sposób wyjątkowy, bo dopasowany do ich potrzeb. Nie jesteśmy hurtownią, która dostarcza tylko materiał lakierniczy i zostawia klienta samemu sobie. W pakiecie z materiałami przekazujemy całą naszą wiedzę, wsparcie związane ze szkoleniami, rozwiązania informatyczne, a także – co jest kluczowe – know-how oraz pomoc techniczną i kolorystyczno-aplikacyjną. Bodaj jako jedyni na rynku oferujemy też możliwość niestandardowej formy rozliczenia zakupionych materiałów. Otóż, niektórzy nasi klienci nie płacą za zamówiony materiał z góry. Rozliczamy tylko materiały lakiernicze, który zużyto przy lakierowaniu elementów w danym okresie. Według nas to najlepsze rozwiązanie, ponieważ klient płaci tylko za to, co faktycznie zużył przy naprawach. Po naszej stronie leży takie wyszkolenie pracowników, aby wykorzystywali materiał zgodnie z technologią, czyli w ilości, która będzie ekonomicznie uzasadniona. Myślę, że ten system obrazuje nasz sposób indywidualnego podejścia do klienta.

Ale przecież z waszego punktu widzenia lepiej byłoby, gdyby lakiernie zużywały więcej materiału?

Niektórzy zastanawiają się, dlaczego zależy nam, aby klient zużywał go mniej. Jednak nasza filozofia od samego początku polega na optymalizacji zużycia, a co za tym idzie, osiąganiu lepszych wyników finansowych naszych klientów. Tak jak wspomniałem, jesteśmy partnerem w biznesie, któremu zależy na tym, by klient był zadowolony. Wiemy, że jeśli klient osiągnie lepszy wynik finansowy, wygeneruje wyższą marżę i będzie zadowolony, to my także na tym skorzystamy.

Porozmawiajmy o oprogramowaniu. Jak ważne – z perspektywy zarządzania blacharnią-lakiernią – jest wybranie odpowiedniego systemu informatycznego?

Moim zdaniem najważniejsze. Systemami informatycznymi zajmuję się od kilkunastu lat i żadna inna gałąź nie ewoluowała tak mocno, jak właśnie systemy informatyczne. Początkowo oprogramowanie w blacharni-lakierni było czymś rzadkim i miało jedynie podstawowe funkcje, informacje o recepturach, ewentualnie prowadzenie stanów magazynowych. Dziś bez rozbudowanego oprogramowania trudno wyobrazić sobie prowadzenie biznesów którym tak istotna jest kontrola przepływów, terminowości, dokumentacji oraz nadzór nad zużyciem materiałów lakierniczych. Przeszliśmy od momentu, kiedy – jak 15 lat temu – wszystko zapisywane było na kartkach, do momentu, kiedy wszystkie dane są na serwerach, w chmurze. Pozwala to w ciągu jednej chwili wrócić do dowolnej naprawy wykonanej w przeszłości. Cyfryzacja, choć z delikatnym opóźnieniem w porównaniu do innych branż, weszła także do blacharni-lakierni. Szczerze mówiąc, nie wyobrażam sobie, żeby jakakolwiek lakiernia, która chce uzyskiwać dobre wyniki i zbudować potencjał do wzrostu, nie posiadała dzisiaj wysokiej jakości oprogramowania.

Jakie rozwiązania informatyczne oferuje swoim klientom Grupa CSV?

Naszym podstawowym narzędziem, wspierającym korzystanie z systemu lakierniczego marki R-M, jest Shop MasterTo program, który daje możliwość konfiguracji i dostosowania do indywidulanych potrzeb klienta. Shop Master oferuje także pełną kontrolę nad zużyciem materiałów lakierniczych i szczegółowo monitoruje parametry, umożliwiając poprawę pracy i optymalizację procesów w serwisach. Dziś praktycznie każda mieszalnia – nie tylko autoryzowana, bo te niezależne również obsługujemy – posiada ten program. Bez niego szalenie trudno byłoby zapanować nad efektywnością pracy, zużyciem materiałów czy reklamacjami. To narzędzie pomaga także lakiernikom, ponieważ archiwizuje wszystkie wykonane naprawy, dzięki czemu można między innymi błyskawicznie zweryfikować, którymi odcieniami było wykonane lakierowanie danego auta.

 

Jak to wygląda w praktyce?

Komputer na którym zainstalowany jest program Shop Master połączony jest z wagą. Dzięki temu lakiernik, wykonując mieszanie produktu do naprawianego auta (numeru zlecenia), loguje się do systemu, gdzie następuje identyfikacja po haśle nadanym dla każdego z pracowników. Taka personalizacja pozwala na szczegółową weryfikację zużycia materiałów lakierniczych na poszczególne zlecenia określnych użytkowników. Wgląd do oprogramowania mają oczywiście mistrz czy kierownik blacharni-lakierni, ale generalnie jest ono przeznaczone przede wszystkim dla pracowników produkcyjnych, którzy są odpowiedzialni za uzupełnianie danych. Omawiany system daje także możliwość sprawdzania i automatycznego uzupełniania stanów magazynowych. Z kolei w module stworzonym do zarządzania gospodarką magazynową osoba odpowiedzialna za zamówienia ustala minimalne stany każdego produktu. To sprawia, że w sposób automatyczny określane jest zapotrzebowanie na materiały, które można natychmiast zamówić.

Czy Shop Master to jedyny program, który jest w portfolio Grupy CSV?

Nie. Oprócz niego dysponujemy dużo bardziej rozbudowanymi systemami, jak BP Flow oraz CSV Flow. BP Flow to bardzo wszechstronne narzędzie umożliwiające prowadzenie całego procesu blacharsko-lakierniczego. To nowoczesny system, który wspomaga pracę serwisu i monitoruje wszystkie etapy likwidacji szkody: od momentu jej zgłoszenia do wystawienia faktury za usługę. Dzięki niemu pracownik, który ma dostęp do systemu, ma szybki podgląd na każde naprawiane auto. Dodatkowo BP Flow zawiera też rejestrator czasu pracy pracowników, który jest narzędziem niezbędnym w nowoczesnym warsztacie, a także pozwala na pełne zarządzanie flotą aut zastępczych. System jest zintegrowany z programem kolorystycznym i kosztorysującym (m.in. Audatex, Eurotax i DAT), dzięki czemu pozwala maksymalnie wykorzystać zasoby posiadane przez klienta.

A CSV Flow, o którym pan wspomniał?

BP Flow jest narzędziem bardzo złożonym i dedykowany jest przede wszystkim większym serwisom, które obsługują dużą liczbę klientów, a do tego posiadają odpowiednie zasoby personalne, by system na bieżąco uzupełniać danymi. Nie ma niestety narzędzi idealnych, które będą działały same. Aby uzyskać szczegółową wiedzę na dany temat, dane wsadowe muszą zostać najpierw wprowadzone do systemu. Z kolei CSV Flow to narzędzie stworzone z myślą o mniejszych, ale nie mniej wymagających klientach. Oba systemy komunikują się z Shop Masterem, jednak CSV Flow dedykowane jest firmom, które z różnych powodów korzystają także z systemów informatycznych innych dostawców czy z oprogramowania dostarczonego przez importera. CSV Flow jest zatem dodatkowym wsparciem, które indywidualnie dostosowujemy do potrzeb danej blacharni-lakierni. Bo choć dealerzy działają w tej samej branży, to nawet w tym samym mieście, ale w dwóch różnych serwisach, ich wymagania będą czasami zupełnie inne. I dotyczy to także potrzeb w zakresie oprogramowania.

Czy istnieje możliwość zastosowania omawianych programów w firmach, które nie używają lakierów produkowanych i dystrybuowanych przez Grupę CSV?

Jak najbardziej. Zarówno BP Flow, jak i CSV Flow mogą być wykorzystywane w serwisach, które korzystają z lakierów innych marek. Trzeba jednak zaznaczyć, że optymalnym rozwiązaniem jest połączenie któregoś oprogramowania z narzędziem Shop Master, dzięki czemu mamy pewność, że proces nie zostanie przerwany w momencie przekazywania pracy na lakiernię.

A jak wygląda proces wdrażania systemu i szkolenia pracowników?

Najpierw organizujemy spotkanie z klientem, podczas którego prezentowane są możliwości systemów. Klient dowiaduje się, co dany system oferuje, jaki ma zakres funkcjonalności według własnego uznania – decyduje, czy wystarczający jest dla niego CSV Flow, czy jednak potrzebuje szerszego zakresu, jaki daje BP Flow. Po akceptacji wdrożenia następuje instalacja systemu, a następnie proces wdrożeniowy, który można podzielić na dwa etapy: właściwy i testowy, podczas którego pracownicy mogą „pobawić” się systemem i powprowadzać dane na próbę, ponieważ później błędy zostaną zweryfikowane. Okres wdrożeniowy wykonywany jest bez względu na wybrany system i najczęściej trwa od dwóch tygodni do miesiąca. Gdy dane narzędzie zostanie zaakceptowane, a pracownicy odpowiednio przeszkoleni, rozpoczyna się proces produkcyjny i każde zlecenie wprowadzane jest przez nich do systemu.

Zakładam, że na późniejszym etapie klient nadal może potrzebować wsparcia.

Na tym polega ciągłość naszej współpracy. Jeżeli pojawiają się jakiekolwiek problemy, dysponujemy odpowiednim wsparciem. Technologia jest dziś tak rozwinięta, że nie musimy fizycznie pojawiać się w serwisie klienta. Możemy pomóc mu zdalnie. Jeśli nie wystarczą wskazówki przekazane przez telefon czy maila, nasz dział IT łączy się z komputerem danego pracownika i „na odległość” rozwiązuje problem. Na taką pomoc mogą liczyć wszyscy nasi klienci, bez względu na to, z którego systemu korzystają.

 

Jakie problemy i trudności najczęściej zdarzają się podczas wdrożeń?

Najczęściej za trudności odpowiada czynnik ludzki. Opierając się na wieloletnich doświadczeniach, mogę śmiało stwierdzić, że przy wprowadzaniu jakiegokolwiek rozwiązania to właśnie ten element jest najtrudniejszy. Od strony technicznej rzadko obserwujemy przeszkody. Każdy klient posiada odpowiedni sprzęt i dostęp sieci. Trudne bywa przekonanie ludzi, by poczuli, że dane narzędzie jest również dla nich i jeśli tylko będą z niego umiejętnie korzystali, przyniesie im korzyści. Przykłady? Chociażby Shop Master. To nie tylko system kontrolujący, ile materiału zużyli lakiernicy. To przede wszystkim narzędzie, oferujące błyskawiczny dostęp do informacji o historii napraw i bazy receptur własnych oraz możliwości szybkiej identyfikacji koloru. Co ważne, Shop Master posiada również połączenie ze spektrofotometrem, czyli urządzeniem do elektronicznego pomiaru koloru. Dlatego bardzo ważne jest przekazanie pracownikom, jakie są korzyści płynące z korzystania z danego oprogramowania, żeby mieli oni przekonanie, że z ich perspektywy oznacza to usprawnienie pracy.

Czy brak przekonania co do zasadności stosowania danego rozwiązania jest jedynym problemem przy wdrożeniach?

Niestety nie. Drugim jest konsekwencja klienta. Jeżeli po jego stronie nie będzie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie narzędzia, to efekt może nie być zadowalający. Dlatego każdego klienta staramy się przekonać, aby delegował jedną osobę ze swojego zespołu, która przy naszym wsparciu będzie nadzorowała proces wdrożeniowy na miejscu, a później weryfikowała, czy ustalone czynności są realizowane. Najczęściej tą osobą jest mistrz lub kierownik serwisu blacharsko-lakierniczego, czyli osoba, która ma wpływ na wszystkich pracowników. Jeżeli kierownik jest przekonany, że chce coś wdrożyć, oznacza to niemal pewny sukces. Jeśli jest inaczej, narzędzie raczej nie będzie wykorzystywane w stu procentach. Na szczęście takie sytuacje zdarzają się sporadycznie.

Z jakiego rzędu kosztami muszą liczyć się dealerzy, którzy chcieliby zacząć korzystać z proponowanych przez waszą firmę systemów?

Tak jak wspomniałem, oprogramowanie to tylko jeden z elementów Programu Partner. Koszt wdrożenia systemu oraz korzystania z niego ustalany jest zawsze indywidualnie z każdym klientem i najczęściej wkalkulowany jest w umowę na dostawę materiałów lakierniczych. Należy pamiętać, że jeśli system jest wykorzystywany w pełni, to taka inwestycja zwraca się bardzo szybko.


Drukuj   E-mail
Dedykowane produkty
dostępne w esklepie.
Jeśli chcesz być na bieżąco z nowościami i poradami techników z branży lakierniczej
- zapisz się na nasz newsletter.